flowersearch

Een van onze ambities is om een ‘levend laboratorium’ te zijn van datgene waar wij in geloven: onszelf rondom een ‘thriving state’ als richtinggevend principe te organiseren. Die ‘thriving state’ bestaat, in onze ervaring, uit drie elementen:

Thriving together =

sense of energy + sense of learning + desire to act together

In de afgelopen jaren hebben wij vier hefbomen gevonden die we graag met je willen delen.

1. Het juiste ritme van meetings en de juiste context

Een minimum frequentie om verbonden te blijven en het kiezen of creëren van de juiste omgeving voor meetings is essentieel.

Hoewel wij makkelijk alleen zouden kunnen werken met en bij klanten en hoewel het virtueel verbonden zijn tegenwoordig makkelijk is, hebben we gemerkt dat een ritme om elke maand met z’n allen fysiek bij elkaar te zijn de minimum frequentie is. Elkaar face-to-face zien blijft belangrijk ondanks (bijna) dagelijks contact via een chat app, regelmatig bellen en het elkaar informeren via online platforms. Naast deze maandelijkse meetings hebben we ook elk kwartaal sessies waarin we elkaar informeren/kennis delen en samen ontwikkelen. Tenslotte hebben we elk half jaar een review/preview sessie.

Omdat wij geen vast kantoor hebben en in verschillende delen van Nederland wonen, selecteren wij zorgvuldig de juiste locatie/context per meeting of sessie. Ook kunnen we iedereen aanraden om af en toe een strategie/team sessie van een week op een off-site locatie te organiseren (jarenlang hebben wij daarvoor een gerenoveerde boerderij van Staatsbosbeheer op het platteland gehuurd en recent zijn wij daarvoor een week afgereisd naar Zweden). Wat helemaal aan te raden en vruchtbaar is, is om op die locatie geselecteerde klanten, partners en andere ‘friends-of-the-firm’ uit te nodigen.

2. Beginnen met het meest belangrijke

Zorg ervoor dat je met elkaar verbonden bent in het ‘hier en nu’, in plaats van direct door de agenda heen te lopen.

Hoewel het hebben van een agenda met vaste terugkerende punten belangrijk is, is het zeer nuttig om te beginnen met een mindful ‘check in’ bijvoorbeeld door te vragen welke gedachten en gevoelens mensen hebben bij de start van de meeting. Een simpele vraag als: “Waar ben je nu? Kan je delen wat er momenteel door je hoofd gaat (aan gedachten en associaties) en wat je voelt?” zorgt meteen voor een heel ander klimaat voor de rest van de meeting en stelt mensen in staat om eerst in het ‘hier en nu’ te komen.

Voor onze kwartaal en halfjaarlijkse sessies waarin we terugkijken en voortuitkijken hebben we een andere ‘best practice’ gevonden die heel nuttig is om samen thriven te stimuleren: vraag iedereen om een (kort) verhaal voor te bereiden over waar ze dankbaar voor zijn in de voorbije periode en wat zij zien en waarderen als bijdrage van het team of de organisatie als collectief. Dit zet een heel andere toon dan het vragen naar sterke punten/prestaties en verbeterpunten/onder prestaties. Het is veel waarderender en het onderstreept het belang van collectieve inspanningen en prestaties. Dit haalt mensen uit de defensieve modus waarin ze onvermijdelijk terechtkomen als er gepraat gaat worden over prestaties en performance.

3. ‘Previews’ in plaats van ‘reviews’

Begin met de vraag: ‘Wat is mijn betekenisvolle bijdrage?’

Dit is een cruciaal punt: elke vorm van ‘review’ zorgt voor spanningen en onzekerheid, ook bij ons. Daarom is een goede en waarderende insteek bij de voorbereiding en de start van de sessie belangrijk. Het voornaamste punt is dat er zowel in termen van energie als in tijd de nadruk ligt op ‘previews’ in plaats van ‘reviews’. Zorg voor een betekenisvolle dialoog over ieders toekomstige bijdrage en doelstellingen, de gezamenlijke doelen en ambities en de consequenties van dit alles. Allereerst moet je ervoor zorgen dat elk individu de tijd en ruimte krijgt om te reflecteren op en uit te spreken wat ze zelf bijgedragen hebben (zowel feitelijk als gevoelsmatig) en wat hun verlangen is om in de komende periode bij te dragen. Doelstellingen en ambities moeten eerst betekenisvol zijn voor het individu voordat ze concreet/SMART kunnen worden gemaakt.

Het is goed om met elkaar een kritische dialoog te hebben over de mate waarin mensen bijdragen vanuit authentieke kracht en of zij samenwerken met mensen die qua talent en passie complementair aan hen zijn. Simpel gezegd: wat is het juiste complementaire duo voor deze specifieke missie, project of activiteit? Dat is beter dan lang discussiëren over hoe je precies de strategische missie of het project gaat uitvoeren. Dé succesfactor van geslaagde strategische projecten is dat één persoon eigenaarschap neemt voor het project om hem/haar vervolgens uit te dagen om complementaire collega’s erbij te betrekken.

4. Managen op energie

‘Moedige gesprekken’ hebben prioriteit wanneer spanningen optreden.

Wat hebben we geleerd over het omgaan met spanningen? Er waren zeker momenten dat ook wij teleurgesteld waren in ons vermogen om individueel thriven te combineren met samen thriven.  Om deze teleurstellingen en frustraties te negeren of bagatelliseren zou niet wijs zijn geweest. Maar het adresseren van dergelijke ‘draken’ is niet makkelijk. Wij zijn de eersten om dat toe te geven! Zodra wij niet bewust waren van het weglekken van de energie en/of niet de ‘moedige gesprekken’ met elkaar aangingen over wat er aan de hand was, veranderde ’thriving’ in ‘surviving’.

Dus het is belangrijk om de ‘draken’ onder ogen te zien zodra ze hun kop opsteken en te zorgen dat je niet in stress-mechanismen terecht komt. Wij voelden dan net als de ridders van de ronde tafel: je wapens wegleggen en als gelijken aan tafel zitten om een dialoog als volwassenen met elkaar aan te gaan. Daarvoor zijn trouwens Marshall Rosenberg’s technieken van geweldloze communicatie heel geschikt: spreek je gevoelens en daarna je behoeften uit en doe vervolgens een gericht verzoek aan de ander met betrekking tot de behoefte. Een andere methode die in onze ervaring goed werkt is wat Otto Scharmer c.s. het ‘U-proces’ noemen: vertraag met elkaar, zorg voor een ‘open mind’ en ‘open heart’ en  voel met elkaar wat er dan boven wil komen (open will).

Erken ieders bijdrage, talenten en passies

Wanneer we merken dat er teveel ‘draken’ zijn, hebben we niet meer het bewustzijn en de moed om ze te zien voor wat ze werkelijk zijn: een opeenstapeling van genegeerde energie, talenten en passies. Dus zorg ervoor dat de ‘draken’ niet volledig tot wasdom komen en erken en waardeer ieders bijdrage, talenten en passies. Zorg ervoor dat mensen zich gewaardeerd en gezien voelen. En het goede nieuws: in de praktijk kan je veel doen om het juiste klimaat te creëren.

Veel succes en plezier met samen thriven dit jaar en wij horen graag wat je geleerde lessen zijn bij jouw experimenten!

Delen:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *